Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Công ty TNHH WEDOIT, mã số doanh nghiệp 0109084181 (“WEDOIT” hoặc “chúng tôi”), là đơn vị cung cấp sản phẩm Ari. Trong Chính sách này, “bạn” là người truy cập ari.vn, người sử dụng Ari hoặc chủ thể dữ liệu có dữ liệu cá nhân được WEDOIT xử lý. Chính sách này giải thích cách WEDOIT thu thập, sử dụng, lưu giữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân thông qua ari.vn và dịch vụ Ari.

WEDOIT chỉ xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích nêu trong Chính sách này và khi có cơ sở hợp pháp theo quy định hiện hành. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, WEDOIT sẽ yêu cầu sự đồng ý rõ ràng, riêng biệt theo mục đích và lưu lại bằng chứng về sự đồng ý đó.

Tùy từng hoạt động xử lý, WEDOIT có thể là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân, Bên Xử lý dữ liệu cá nhân hoặc Bên Kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Khi WEDOIT xử lý dữ liệu khách hàng thông qua Ari theo chỉ dẫn của doanh nghiệp bạn, doanh nghiệp bạn thường là bên quyết định mục đích và phương tiện xử lý dữ liệu đó.

Tùy cách bạn sử dụng Ari, chúng tôi có thể thu thập dữ liệu tài khoản như họ tên, địa chỉ email và mã định danh đăng nhập; dữ liệu doanh nghiệp và không gian làm việc; dữ liệu bạn thêm để cấu hình Ari như thông tin sản phẩm, hướng dẫn và nội dung tải lên; và dữ liệu khách hàng, hội thoại hoặc đơn hàng được cung cấp qua kênh hay tích hợp mà bạn kết nối.

Chúng tôi cũng có thể thu thập dữ liệu kỹ thuật và dữ liệu sử dụng cần thiết để vận hành, bảo mật và cải thiện dịch vụ, chẳng hạn thông tin thiết bị và trình duyệt, địa chỉ IP, bản ghi nhật ký, thông tin phiên và các thao tác trong sản phẩm.

WEDOIT sử dụng PostHog để phân tích cách người dùng tương tác với Ari. Dữ liệu phân tích có thể gồm sự kiện sử dụng tính năng, mã định danh tài khoản hoặc phiên, thông tin thiết bị và trình duyệt, địa chỉ IP và thời điểm thao tác. WEDOIT không chủ ý gửi nội dung hội thoại, đơn hàng hoặc nội dung khách hàng tải lên cho PostHog để phân tích sản phẩm.

Để cung cấp các tính năng AI, Ari có thể gửi phần nội dung cần thiết trong hướng dẫn, tài liệu, hội thoại và dữ liệu bạn cung cấp tới các dịch vụ mô hình AI được truy cập thông qua Amazon Bedrock. Dữ liệu này được xử lý để tạo phản hồi, phân loại, trích xuất thông tin và hỗ trợ tìm kiếm theo yêu cầu của bạn.

Chúng tôi sử dụng dữ liệu này để cung cấp và duy trì Ari, xác thực người dùng, thực hiện tự động hóa bạn yêu cầu, hỗ trợ khách hàng, bảo vệ dịch vụ khỏi lạm dụng và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý.

Ari không được thiết kế để yêu cầu bạn cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Vui lòng không nhập hoặc tải lên dữ liệu cá nhân nhạy cảm trừ khi việc đó thật sự cần thiết cho mục đích bạn đã lựa chọn và bạn có cơ sở hợp pháp để xử lý dữ liệu đó.

Trong phạm vi dữ liệu kỹ thuật hoặc dữ liệu sử dụng được pháp luật xếp loại là dữ liệu cá nhân nhạy cảm, WEDOIT sẽ áp dụng các yêu cầu bảo vệ tương ứng và chỉ xử lý dữ liệu đó trong phạm vi cần thiết cho các mục đích vận hành, bảo mật và cải thiện Ari đã được thông báo. Khi pháp luật yêu cầu sự đồng ý, nội dung yêu cầu đồng ý sẽ xác định rõ dữ liệu cá nhân nhạy cảm và mục đích xử lý tương ứng.

Nếu dữ liệu cá nhân nhạy cảm được cung cấp qua một kênh hoặc tích hợp bạn kết nối, chúng tôi chỉ xử lý dữ liệu đó để cung cấp dịch vụ theo chỉ dẫn của bạn và phù hợp với pháp luật hiện hành.

Doanh nghiệp sử dụng Ari có trách nhiệm bảo đảm đã thông báo đầy đủ cho chủ thể dữ liệu và có cơ sở hợp pháp để cung cấp dữ liệu đó cho WEDOIT xử lý thông qua Ari.

Chúng tôi có thể nhận dữ liệu cá nhân từ người bạn mời vào không gian làm việc, từ các kênh và tích hợp mà bạn chọn kết nối, và từ nhà cung cấp dịch vụ giúp Ari hoạt động. Các nhà cung cấp chính gồm Amazon Web Services (AWS) cho hạ tầng đám mây và PostHog cho phân tích sản phẩm. Khi kết nối một dịch vụ bên thứ ba, việc xử lý dữ liệu của dịch vụ đó còn chịu sự điều chỉnh của chính sách riêng của họ.

Ari được lưu trữ và vận hành trên các dịch vụ đám mây của Amazon Web Services (AWS), đồng thời sử dụng PostHog để phân tích sản phẩm. WEDOIT cũng có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân với người dùng được bạn ủy quyền trong không gian làm việc; nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, bảo mật, hỗ trợ hoặc vận hành Ari; và các kênh hoặc dịch vụ bên thứ ba mà bạn chủ động kết nối. Các nhà cung cấp dịch vụ do WEDOIT thuê chỉ được phép xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của WEDOIT và trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ. Dịch vụ bên thứ ba do bạn chủ động kết nối có thể xử lý dữ liệu theo điều khoản và chính sách riêng của họ.

Chúng tôi cũng có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân khi pháp luật yêu cầu, để bảo vệ con người hoặc tính bảo mật của Ari, hoặc trong giao dịch doanh nghiệp như sáp nhập, mua lại hay bán tài sản. Các nhà cung cấp của chúng tôi có thể xử lý dữ liệu tại quốc gia khác với nơi bạn sinh sống; khi đó, chúng tôi áp dụng các biện pháp phù hợp theo pháp luật hiện hành.

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi hoặc mất mát trái phép. Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối, vì vậy bạn cần bảo mật thông tin đăng nhập và thông báo ngay cho chúng tôi nếu nghi ngờ tài khoản đã bị xâm phạm.

Dữ liệu nhận dạng đăng nhập và dữ liệu tài khoản được lưu giữ trong thời gian cần thiết để duy trì tài khoản, bảo mật Ari và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý. Việc xóa một không gian làm việc, kể cả không gian làm việc duy nhất của bạn, không tự động xóa danh tính đăng nhập. Ari hiện chưa cung cấp chức năng tự xóa danh tính đăng nhập trong sản phẩm. Yêu cầu thực hiện quyền đối với dữ liệu nhận dạng đăng nhập được tiếp nhận qua privacy@ari.vn và xử lý theo Mục 7 của Chính sách này.

Dữ liệu không gian làm việc, cấu hình, nội dung tải lên, hội thoại và đơn hàng được lưu giữ trong thời gian không gian làm việc hoạt động, trừ khi được xóa sớm hơn theo yêu cầu hợp lệ hoặc phải lưu giữ lâu hơn theo pháp luật.

Sự kiện phân tích sản phẩm gửi tới PostHog cùng bản ghi kỹ thuật, sử dụng và bảo mật được lưu giữ trong thời hạn cần thiết để phân tích, vận hành và bảo vệ Ari; WEDOIT định kỳ rà soát để không lưu giữ lâu hơn mức cần thiết cho các mục đích này. Nhật ký gửi email giao dịch được đặt thời điểm hết hạn sau 14 ngày kể từ khi tạo; AWS DynamoDB xóa các bản ghi đã hết hạn theo quy trình không đồng bộ, thông thường trong vài ngày sau thời điểm hết hạn. Hồ sơ thanh toán, kế toán hoặc pháp lý được lưu giữ theo thời hạn mà pháp luật áp dụng yêu cầu.

Chỉ Chủ sở hữu không gian làm việc được yêu cầu hủy dịch vụ hoặc xóa không gian làm việc. Sau khi xác minh yêu cầu hợp lệ của Chủ sở hữu, WEDOIT sẽ thông báo thời hạn xử lý áp dụng và thực hiện việc hủy dịch vụ hoặc xóa không gian làm việc theo quy định pháp luật. Một số dữ liệu có thể tiếp tục được lưu giữ nếu pháp luật yêu cầu, nếu cần thiết để giải quyết tranh chấp hoặc nếu dữ liệu còn nằm trong hệ thống phục hồi được mô tả dưới đây.

Sau khi bị xóa khỏi hệ thống đang hoạt động, dữ liệu có thể tiếp tục tồn tại trong dữ liệu phục hồi tại một thời điểm (point-in-time recovery) của AWS DynamoDB trong tối đa 35 ngày. Dữ liệu phục hồi này không được sử dụng trong hoạt động thông thường và chỉ được khôi phục khi cần phục hồi sau sự cố. Nếu dữ liệu được khôi phục, WEDOIT sẽ áp dụng lại yêu cầu xóa đã được xác minh.

Theo phạm vi và điều kiện do pháp luật quy định, bạn có quyền được biết; đồng ý hoặc không đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân; truy cập, chỉnh sửa, rút lại sự đồng ý, yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý, yêu cầu cung cấp dữ liệu và phản đối xử lý.

Bạn cũng có quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện, yêu cầu bồi thường thiệt hại và yêu cầu cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan áp dụng biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình theo quy định pháp luật.

Để thực hiện quyền của mình, bạn có thể gửi yêu cầu tới địa chỉ liên hệ ở cuối Chính sách này, nêu rõ quyền muốn thực hiện và cung cấp thông tin cần thiết để WEDOIT xác minh danh tính. Sau khi tiếp nhận và xác minh yêu cầu, WEDOIT sẽ thông báo thời hạn xử lý áp dụng theo quy định pháp luật. Nếu không thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần yêu cầu, WEDOIT sẽ thông báo lý do theo quy định.

Quy trình hủy dịch vụ hoặc xóa không gian làm việc dành cho Chủ sở hữu tại Mục 6 là quy trình quản lý dịch vụ và không hạn chế các quyền độc lập của bất kỳ chủ thể dữ liệu nào.

Chúng tôi cố gắng duy trì dữ liệu cá nhân chính xác, đầy đủ và cập nhật. Bạn có thể cập nhật một số dữ liệu trong tài khoản hoặc liên hệ với chúng tôi nếu dữ liệu cá nhân cần được chỉnh sửa.

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi hoạt động xử lý dữ liệu hoặc yêu cầu pháp lý thay đổi. Phiên bản mới sẽ được đăng trên trang này kèm ngày cập nhật lần cuối.

Nếu thay đổi làm thay đổi mục đích hoặc phạm vi thu thập, sử dụng dữ liệu cá nhân, WEDOIT sẽ cung cấp thông báo cập nhật và thu thập lại sự đồng ý theo yêu cầu pháp luật trước khi áp dụng thay đổi đó.

Nếu có câu hỏi, quan ngại hoặc yêu cầu về dữ liệu cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Hộp thư bên dưới được WEDOIT theo dõi để tiếp nhận các yêu cầu này; chúng tôi sẽ xem xét và phản hồi trong thời gian hợp lý.

privacy@ari.vn